Czy może mi pan powiedzieć, jako specjalista, ile "ekstra" kosztuje bezpieczeństwo księgowe? Czy coś takiego jak odpowiedzialność biura rachunkowego za księgi istnieje?
Bezpieczeństwa księgowego niestety nie da się „kupić” poprzez zapisanie tego w umowie o świadczeniu usług i wycenienie w cenniku.
Nikt nie zagwarantuje podatnikowi, że nawet najlepsza firma księgowa nie popełni błędu, który zostanie dostrzeżony przez urząd skarbowy. W szczególności - w znanym nam wszystkim systemie prawa powielaczowo-niedomówionego. Z kolei istnieje mnóstwo biur rachunkowych księgujących samochody osobowe, zegarki prezesa czy faktury zaliczkowe bezpośrednio w koszty, odliczających w danym miesiącu VAT od faktur za telefon z przedłużonym terminem płatności, czy faktur otrzymanych po miesiącu pocztą, itp. - które to błędy nigdy nie zostaną "namierzone", ale przez fakt pozostawania przez 6 lat jako tykająca bomba podatkowa napsują mnóstwo nerwów właścicielowi firmy.
Można co najwyżej kupić usługę zapewniająca bezpieczeństwo w wysokim, bądź najwyższym możliwym do zrealizowania stopniu, popartą odpowiednim zabezpieczeniem w postaci ubezpieczenia OC. Po części jest to pochodną wiedzy i doświadczenia, ale także podejścia do sposobu obsługi klienta. I - co naturalne - także ceny, która oprócz "wklepywania" faktur do komputera musi pokryć koszt doświadczonych, certyfikowanych, pracowników, bieżącego podnoszenia ich kwalifikacji i żmudnej analizy przepisów i interpretacji podatkowych a także kontroli wewnętrznej.
Sytuację taką można porównać, do jazdy samochodem. Możemy kupić auto przestarzałe technologicznie, sprowadzone z zagranicy, często po tzw. „crash-teście”, co nie wykluczy bezpiecznej jazdy, przynajmniej... do pewnego momentu. Decydując się na wydatek większych pieniędzy możemy nabyć auto wyposażone w większą ilość poduszek powietrznych, napinacze, strefy zgniotu i inne podobne wynalazki, odpowiednio je ubezpieczyć, co jednak nigdy nie zagwarantuje nam, pełnego bezpieczeństwa. Zmniejsza tylko w sposób znaczny ryzyko szkód w przypadkach ekstremalnych, w szczególności tych, na które nasze osobiste umiejętności prowadzenia auta nie mają żadnego wpływu.
Sytuacja z bezpieczeństwem księgowym będzie podobna, wiąże się to także z kwestią odpowiedzialności biura. Zgodnie z ustawą o rachunkowości za prowadzenie księgowości w firmie odpowiada kierownik jednostki (w zależności od formy prawnej - właściciel, wspólnicy, zarząd). Ostateczna odpowiedzialność za wyrządzoną szkodę spoczywa jednak na jej sprawcy – pracowniku działu księgowości czy usługodawcy. Kwestie odpowiedzialności reguluje kodeksu cywilny, czy inne akty prawne (np. odpowiedzialność doradcy podatkowego, która jest znacznie szersza niż osoby usługowo prowadzącej księgi rachunkowe, odpowiedzialność pracownika – kodeks pracy). W szczególności zakres odpowiedzialności powinien wynikać z danej Umowy.
Pracownik odpowiada do wysokości 3-krotnego wynagrodzenia, zaś usługodawca za całość szkody, przy czym najprostsze jest uzyskanie odszkodowania z ubezpieczenia OC.
Nie wszystkie jednak czynności księgowe objęte są ubezpieczeniem obowiązkowym (należy zawsze sprawdzić zakres ochrony), oraz istnieją warianty ubezpieczenia, które „wyczerpują się” wraz z wypłaconymi kwotami dla innych poszkodowanych. Odszkodowania z tytułu OC w przypadku usługodawcy (biura rachunkowego) dochodzi się w podobny sposób jak przy wypadkach samochodowych – bezpośrednio u ubezpieczyciela. Nie wymaga to procesów sadowych. Odszkodowania za szkody przewyższające, lub nie pokryte OC, dochodzi się w procesie cywilnym, co bywa uciążliwe i kosztowne.
Reasumując – podobnie jak bezpieczeństwo komunikacyjne, budowlane, czy choćby bezpieczeństwo przechodzenia przez jezdnię, bezpieczeństwo księgowe, nie może być nabyte w postaci wyceny bezpośredniej. Można je jednak w sposób znaczący zwiększać, poprzez dobór doświadczonego i odpowiednio ubezpieczonego, od wszystkich możliwych ryzyk usługodawcy. Należy pamiętać, że w takich przypadkach cena usługi jest w znacznej części ceną bezpieczeństwa firmy, czyli rodzajem zabezpieczenia danej działalności (co w niejednym przypadku oznacza wręcz ubezpieczenie podstawy bytu i statusu społecznego przedsiębiorcy).
Kilka rad na temat wyboru odpowiedniego usługodawcy zawarłem w poradniku na stronie :
* Niniejsza wypowiedź jest rozwinięciem odpowiedzi na pytanie zadane podczas dyskusji na portalu GoldenLine.